Pojmy archivace a zálohování se poměrně často zaměňují. Bohužel se o synonyma v žádném případě nejedná.
Podstatou archivace je přehrání části provozních, tedy živých – aktuálních, dat do archivačního systému. Ten obvykle bývá provozován na jiných strojích. Cílem archivace je především zvýšit výkon provozního systému, který díky archivaci může zpracovávat menší množství dat. Archivační systémy navíc mohou obsahovat předzpracovaná data například pro analytické zpracování.
Oproti tomu smyslem zálohování je vytvoření bezpečnostní kopie, kterou lze využít v případě poškození dat v provozním systému za účelem obnovy systému do určitého stavu. Pod poškozením dat se přitom může ukrývat ledasco – od jejich zcizení přes jejich záměrné poškození útokem až po jejich ztrátu v důsledku hardwarové poruchy.